Určitě jste už od někoho, kdo pracuje ve velké firmě, slyšeli, že ten či onen proces nebyl správně nastaven, že bylo potřeba ho optimalizovat a tak dále. Byť z podobných vyjádření to může vypadat, že procesy mohou být firmám na škodu, přesný opak je pravdou. Často se vyplatí i malým firmám. Přinášíme vám hned sedm důvodů, proč na procesní řízení přejít.

procesní řízení

 

Standardizace

Prvním velmi silným argumentem pro zavedení procesního řízení je možnost standardizace procesů. To znamená, že třeba vystavení a zaúčtování nové faktury proběhne vždy stejně. Bude jedno, kdo to bude dělat, kdy a pro koho. Se standardizací procesů však často souvisí jeden háček, kvůli němuž se do ní zejména velmi malým firmám nechce. Už není zkrátka možné, aby všichni dělali všechno. Je třeba nastavit kompetence jednotlivým zaměstnancům. Zejména pak u procesů, které zahrnují více lidí, jako třeba schvalování objednávek s celkovou cenou vyšší než x korun.

 

Zastupitelnost zaměstnanců

Nastavení a standardizace procesů přináší další velký benefit v podobě zastupitelnosti zaměstnanců. K té už je potřeba obvykle i nějaký IT nástroj jako například podnikový informační systém HELIOS Green. Co je myšleno zastupitelností? Pokud budete mít třeba malý autoservis s dvěma přijímacími techniky, tak v případě, že pan Novák ráno předá vozidlo technikovi A, bude si ho moci odpoledne vyzvednout i u technika B. Ten nejenže bude mít o zakázce veškeré potřebné informace, ale bude vědět, že pan Novák si pro auto přijde, co s ním měl, když ho do servisu dával, i že je váženým klientem servisu, byť zatím vždy komunikoval s technikem A. Zastupitelnost tedy znamená, že u libovolného procesu nezáleží na tom, který konkrétní zaměstnanec s danými kompetencemi ho provádí. Proces bude dokončen vždy stejně kvalitně – a to platí obecně, ať jde o proces zahrnující kontakt se zákazníkem, dodavatelem, či interními zaměstnanci.

 

Zvýšení kvality služeb i výroby

To samozřejmě přispěje k razantnímu zvyšování kvality služeb a u výrobních podniků také kvality výroby. Máte malou nábytkářskou firmu, která vyrábí řekněme stoly? Pokud máte zavedenou standardizaci procesů, každý pracovník ve výrobě ví, jakou přesnou posloupnost úkonů je třeba provést, aby se z jednotlivých dílů stal stejný stůl, jako kdyby ho vyráběl mistr, jenž s daným postupem přišel. Ostatně kdo někdy kupoval nábytek v obchodním domě IKEA, velmi dobře ví, že je schopen si sám sestavit nábytek, který vypadá identicky jako ten vystavený v prodejně, jejž sestavili přímo zaměstnanci společnosti.

 

Možnost uplatňovat best practices

Ke zvýšení kvality služeb i výroby přitom přispívá jedna důležitá věc, která umožnila například automobilkám dosáhnout maximální efektivity výroby a zároveň i ziskovosti. Jakmile totiž máte popsané a standardizované procesy s rozdělenými kompetencemi, můžete zajistit, že všichni zaměstnanci je budou provádět identicky, ale také se zabývat tím, jak jednotlivé procesy dále optimalizovat a zlepšit. Při využití profesionálního ERP systému, jako je například HELIOS Green, navíc můžete měřit, jak dlouho trvají jednotlivé fáze daného procesu, a zjišťovat, kde by šel daný proces třeba zrychlit.

V Toyotě to kdysi dotáhli tak daleko, že zavedli metodu kaizen, kdy se každý zaměstnanec na konci směny na pár minut zamyslel, co mohl ten den dělat v práci efektivněji. Díky tomu mohli sbírat podněty k optimalizaci procesů od všech zaměstnanců a procesy postupně kontinuálně zdokonalovat. Výhodou přitom je, že firma, jež tento proces dokáže správně nastavit, může u každého velmi rychle dosáhnout takové efektivity, kterou má ten nejlepší zaměstnanec. To je zejména u obchodních procesů a postupů velice ceněné. Při využití profesionálního ERP systému jako je HELIOS Green máte navíc výhodu v tom, že v základu jsou jednotlivé procesy nastaveny podle soudobých best practices – tedy podle toho, co se u všech uživatelů systémů ukázalo jako nejefektivnější řešení daného procesu. S přechodem na profesionální ERP systém tak nemusíte vymýšlet kolo, stačí ho jen použít.

 

Možnost automatizace procesů

Výhodou zavedení procesního řízení je i fakt, že se řada obvykle velmi monotónních a zdlouhavých procesů dá zautomatizovat. Z toho pak firmě plynou značné časové úspory, a to třeba i u tak jednoduchých procesů, jako je schvalování faktur a objednávek. S profesionálním ERP systémem totiž můžete snadno přidat do systému novou fakturu, přičemž ta může být automaticky přiřazena vašemu nadřízenému ke kontrole a po odsouhlasení se může sama odeslat klientovi. Navíc pokud má nadřízený dovolenou nebo je mimo kancelář, může být automaticky předána ke schválení jeho zástupci, aby se proces zbytečně nezdržel. Vy s fakturou už nemusíte nikam chodit, na nic čekat, nikam nic ručně posílat. Šetříte tedy čas a faktura se dostane ke klientovi dřív.

 

Ochrana před chybami

Procesní řízení je také výbornou ochranou před chybami. Procesy mohou zahrnovat kontrolu od další osoby, automatickou kontrolu zadávaných dat, případně upozornění na nestandardní odchylky. Výhodou také je, že pokud například zadáváte do systému novou zakázku, bez vyplnění všech potřebných polí ji nepůjde zadat. Tím si můžete ušetřit zbytečná zdržení plynoucí z toho, že některé informace v zakázkovém listu chybějí, protože ho třeba vytvářel zaměstnanec, který to běžně nedělá.

Při využití profesionálního ERP systému, jako je například HELIOS Green, si navíc ušetříte ruční přepisování dat – zdaleka největší zdroj chyb. Oba tyto systémy lze snadno propojit třeba i se specializovanými CRM systémy, systémy řízení výrobních strojů a podobně. Tím, že všechny parametry, kupříkladu adresy klientů či nastavení ultrazvukové řezačky, se předávají přímo z jednoho systému do druhého, se kromě časově náročného ručního přepisu odstraní právě i možný zdroj chyb.

 

Ochrana před podvody

A procesní řízení umožňuje ještě jednu důležitou věc – zamezit chtěným chybám, podvodům. Při využití profesionálního podnikového informačního systému totiž nejde nastavené procesy obejít. Nemůžete do systému zaúčtovat fakturu, která neprošla schvalováním, nemůžete nabídnout svému známému nestandardně nízkou cenu, nemůžete dát příkaz k převodu firemních prostředků na jiný účet bez schváleného a zaúčtovaného podkladu. Procesní řízení, je-li dobře nastaveno, tak chrání firmy a jejich majitele i před podobnými problémy.

zdroj: www.helios.eu