Jedním z nejčastějších problémů krátce po nasazení nového podnikového informačního systému je nedostatečná motivace zaměstnanců k jeho využívání. Všechno vypadá jinak, musí se učit nové věci, spolu s ostrým startem se mění celá řada procesů ve firmě, což jim přidělává práci. Jak pomoci zaměstnancům toto období překonat a zajistit si, že informační systém skutečně bude plánovaným přínosem?
Prodejte jim systém ještě před začátkem implementace
„Prodejte mi to pero!“ říká Jordan Belfort ve slavném filmu Vlk z Wall Street svým zaměstnancům. Jeden z nich si ho vezme do ruky a říká mu: „Mohl byste se mi prosím podepsat na ubrousek?“ „Bohužel, nemám u sebe pero.“ „Přesně!“
Řada manažerů či majitelů menších firem podceňuje právě tuto úvodní fázi, která začíná dlouhé měsíce a někdy i roky před implementací nového informačního systému. Tehdy, když si zaměstnanci začínají uvědomovat, že některé věci sice potřebují, ale stávající systém je prostě neumí a ručně dělat nejdou buď vůbec, nebo jen příšerně zdlouhavě.
Každé vedení firmy velkou část těchto potřeb v době, kdy se rozhoduje o implementaci systému, velice dobře zná a mnohdy mívá i představu o tom, kolik firmu asi tak stojí, když tyto potřeby za stávající situace nejsou pokryty. Jedním z prvních úkolů příslušných manažerů však je, aby totéž věděli i všichni jejich podřízení. Aby viděli, co všechno není možné, případně je možné pouze s výrazným úsilím, a aby věděli, jak moc je to v práci omezuje a že existuje jedno jediné řešení – nový podnikový informační systém. Až pak totiž dojde k ostrému startu, oni se budou muset učit nové věci a některé staré pro ně najednou budou zpočátku náročnější. A právě vědomí toho, jak moc to bylo dříve vlastně špatné, bude oním pomyslným závažím na misce vah, které pomůže dostat jejich jazýček na stranu „s novým systémem je to lepší“.
„Natěšte“ je při implementaci
Implementace podnikového informačního systému obvykle trvá řadu měsíců, někdy přesáhne i dobu jednoho roku. Občas dokonce může dojít i k pozdržení spuštění některých jeho součástí. Přitom během implementace musí řada zaměstnanců investovat svůj čas do procesní analýzy a přípravy podkladů pro implementaci. Výsledky vynaloženého úsilí však ještě dlouhé měsíce neuvidí.
Pro management firmy a klíčové uživatele ve firemním implementačním týmu je tak důležité nezapomenout na to, že zaměstnanci by se na nový systém měli těšit. Je třeba jim proto říkat, jak jednotlivé funkce usnadní jejich práci, a pokud by ji měly potenciálně negativně ovlivnit, tak být v komunikaci transparentní. Jedna včas řečená věta typu: „S novým systémem se ti tenhle report vygeneruje plně automaticky a tyhle údaje už nebudeš muset ručně přepisovat. Jen tedy před každým započetím práce budeš muset přiložit svoji kartu ke čtečce, která bude připojená tady k tomu stroji,“dokáže předejít mnohým zbytečným počátečním rozčarováním v prvních dnech po spuštění i případným tamtamům o tom, že „prý všude budou nějaké čtečky“.
Zajistěte, aby přínosy z nového systému plynuly i jim
Otázka „A co z toho budu mít já?“ patří k lidské přirozenosti. Každá implementace podnikového informačního systému, pokud je na obou stranách implementačního týmu perfektně zvládnutá, přináší do firmy opravdu velké a někdy i revoluční změny. Mnozí zaměstnanci je však nemusí mít rádi. Způsobují jim stres, mění jim zaběhnutou pracovní rutinu, ve které už se cítili dostatečně bezpečně a měli s ní zkušenosti, a navíc mohou v počátcích znamenat i nějaké ty přesčasy. Proto je důležité, aby nový systém pokud možno přinášel jednotlivým zaměstnancům konkrétní výhody. Aby ho sami chtěli používat. Jak to udělat?
Někdy stačí do systému implementovat nějakou funkcionalitu, která vyřeší problém, na nějž si daný zaměstnanec u předchozího řešení dlouhodobě stěžoval. Řada těchto úprav přitom skoro nic nestojí, protože velká část nespokojenosti často jde jen za uživatelským rozhraním. Přidat nebo přemístit tlačítko je pro vývojáře to nejmenší, ale pro konkrétního zaměstnance to může mnoho znamenat.
Další variantou bývají jednoduše dostupné přehledy, které daný zaměstnanec ke své práci potřebuje nebo které mu nad ní dávají lepší kontrolu. Totéž se může týkat automatizace některých manuálních procesů, typicky ručního přepisování dat, jež zaměstnance dříve stály spoustu času a někdy i nervů.
Poslední možností jsou peníze. U funkcionalit, jejichž úspěch stojí a padá s úplností a aktuálností dat v systému, management občas využívá i dodatečných odměn za jejich včasné a úplné zadávání. Některé firmy přistupují i k odměnám pro zaměstnance, kteří pomáhají kolegům se s novým systémem sžít.
Buďte otevření
Konečně poslední radou, která je aktuální během celého životního cyklu informačního systému, od prvotní procesní analýzy přes implementaci, ostrý provoz až po následnou aktualizaci či reimplementaci, je otevřenost. Když zaměstnanci budou mít průběžné informace od vedení o tom, co se ve firmě děje a proč, a od liniového managementu ideálně i o tom, jak to konkrétně ovlivní jejich práci, bude pro ně celý proces implementace a zprovozňování nového podnikového informačního systému čitelnější, bezpečnější a méně stresující. K novému systému si tak snáze a rychleji vybudují pozitivní vztah. Ten je totiž pro maximalizaci přínosů plynoucích z této implementace klíčový. No a každý vztah, jak už jste možná někdy slyšeli, je právě o té komunikaci.
zdroj: www.helios.eu
